10 azonnal bevethető trükk, ami hatékonyabbá teszi a mindennapjaidat

Szerző: | 2023.04.04. | Hatékonyság

8 óra munka, 8 óra pihenés, 8 óra szórakozás. Bár nekünk, magyaroknak először Nagy Feró és a Beatrice ugrik be ennek hallatán, valójában ez egy 19. század elején elterjedt szlogen, ami az addigi 10-16 órás munkanapoknak kívánt véget vetni. A technológiai fejlődés és a felgyorsult világ azonban újraírja az eddigi szabályokat, és ma már a 4-6 órás munkanap gondolata sem ördögtől való, különösen ha freelancerként vagy vállalkozóként dolgozunk. De hogyan végezhetjük el a feladatainkat kevesebb idő alatt? Íme 10 trükk, ami segít ebben!

1. Heti egyszer 1-2 óra tervezés, a hét legelején vagy legvégén.

Ne menjen el idő minden nap a tervezéssel!  Heti egyszer – lehetőleg a hét legelején vagy a legvégén – foglalj le a naptárban 1-2 órát  tervezésre, amikor átnézed a heti feladatokat és beütemezel mindent a következő hétre. A munkád jellegétől függően minden napra tervezz be 1-2 órát a hirtelen jött, sürgős feladatokra, telefonhívásokra, elintéznivalókra. Így az ad-hoc teedők nem borítják fel a napod.

2. Egyszerre egy feladat: a multitasking nem létezik!

Az elmúlt évtized kutatásai megcáfolták a multitasking mítoszát. A „multitasking” szó azt sugallja, hogy egyszerre két vagy több dolgot is el tudunk végezni, de a valóságban az agyunk egyszerre csak egy dolgot enged meg nekünk, és oda-vissza kell váltanunk.

Ez rendkívül kimerítő, így érdemes ezeknek a váltásoknak a számát csökkenteni, egyszerre egy dologra fókuszálni, és csoportosítani a hasonló feladatokat. 

3. Napi 1 FONTOS feladat

Minden napra legyen 1 feladat, megbeszélés, bármilyen teendő, amit mindenképpen el szeretnél végezni. Erre a legalkalmasabb a délelőtt, így ha mégsem terv szerint alakulnak a dolgok, még ott a délután, hogy behozd a lemaradást.

4. A pomodoro technika

Egy az egyik legismertebb időmenedzsment technika. A módszer végtelenül egyszerű: eldöntöd, hogy min fogsz dolgozni, majd leülsz és 25 percet CSAK azzal foglalkozol, utána tartasz öt perc szünetet, aztán újra dolgozol 25 percet, és így tovább.

A trükk abban van, hogy a 25 perc alatt, SEMMI mást nem csinálsz, csak az adott dologgal foglalkozol. Ezt követi 5 perc szünet. Ez az időintervallum pont annyi, hogy be lehessen tartani, ne kalandozzon el a figyelmünk.

5. Teremtsd meg a hatékony munka feltételeit.

Zárd be a levelezésedet! Csak reggel és ebéd után nézd meg a levelezésedet. Ha folyamatosan ellenőrzöd, a világ összes ideje sem lesz elég a dolgaid elvégzésére.

Facebook. Nem kell törölni a profilodat, de ha úgy érzed, nehezen tudod kontrollálni a közösségi média iránti függőségedet akkor van segítség: például a Stayfocusd nevű app, ami a beállított időre szűkíti a zavaró weboldalakon töltött idődet, azaz ha 10 percet állítasz be, akkor visít, ha letelt az idő.

Kapcsolj ki/némíts le minden értesítést. Elképesztően hatékonytalanul lehet dolgozni, ha a különböző értesítések a gondolatmenetedbe „csipognak”. Kapcsold ki őket! Majd megnézed, ha végeztél a feladataiddal.

6. Vess véget az időrabló megbeszéléseknek!

Egyeztetésre, mások véleményének, javaslatainak meghallgatására óriási szükség van, különösen gyorsan változó, kiszámíthatatlan környezetben. De érdemes ezeket az egyeztetéseket is hatékonyabb mederbe terelni.

A hatékony megbeszélések 3 összetevője: pontos cél, a facilitálás és a nyomonkövetés. 

Határozd meg előre, hogy mi a megbeszélés célja, ehhez készíts egy menetrendet is, hogy pontosan milyen kérdéseket kell megvitatni, és az egyes témákra mennyi időt szántok. Tartsd kordában a megbeszélést, legyen eleje és vége. Ne zárjatok le megbeszélést anélkül, hogy meghatároznátok a következő lépéseket, teendőket. Erről érdemes egy memót is készíteni, ami mindenki számára elérhető. A következő alkalommal érdemes ennek a memónak az áttekintésével kezdeni.

7. Atomszokások:  kis változtatásokkal nagy változások az életünkben. 

A hatékonyság egyik fontos kulcsa az automatizálás, a hasznos tevékenységek szokássá formálása. James Clear „Atomic Habits” című könyve egy praktikus és egyszerű eszközkészletet tartalmaz arra, hogyan lehet jó szokásokat meggyökereztetni az életünkben, hogyan lehet a kezdeti lelkesedést átmenteni, kitartani, sőt, a szokásokat egymásra építeni.

8. Ütemezz be szüneteket.

A teendők „darálása” közepette sokszor egyszerűen elfelejtünk pihenni, pedig nagyon is szüksége lenne rá a szervezetünknek. Érdemes 2 óránként 10 perc szünetet beiktatni.

Gyümölcsszünetek: Az evés köztudottan nyugtató hatású, de kevesen tudják, hogy a konyhai „szöszmötölés” is az. Vezess be gyümölcsszüneteket napközben, 1-2 alkalommal, amikor te készítesz el magadnak (mosod meg és vágod fel) egy adag gyümölcsöt. Az elkészítés nyugtató hatása mellett ez a kis nasi az egészséges táplálkozáshoz is hozzájárul.

9. Adj egy „Elvégezve” listát a teendők közé.

Sokat segíthet az elégedettség érzés elérésében és a feladatok lezárásában, ha van egy Elvégezve listád (füzetben, Trellóban vagy bármilyen feladatkezelő rendszerben). Ide teheted be azokat a dolgokat, amikkel már végeztél aznap. Így a nap végén átfuthatod ezt is, és láthatod, mennyire volt produktív a napod.

10. Zárd le a napodat.

A hatékony munkanap kipihenten, frissen kezdődik. Ennek előfeltétele, hogy az előző nap se legyen túlterhelve, nemcsak a testünk, de az agyunk is pihenjen. 

A napi munka végeztével helyezkedj el kényelmesen egy széken vagy kanapén, vagy akár a buszon/metrón, amivel hazafelé tartasz. Csukd be a szemed, képzelj el egy billenőkapcsolót (bármilyet), vegyél egy nagy levegőt, majd lassan fúj ki és „kapcsold le” a napot. De a számítógép kikapcsolása, a laptop lezárása is hasonló rituálé lehet.

Egy igazán intenzív nap zárásaként nyugtasd magad gyertyafénnyel és illatokkal. Egy-két csepp levendula és pár mécses segít kikapcsolni, és előkészíteni egy pihentető alvást. De egy finom pohár bor vagy a zenehallgatás is hasonló eredményekre vezet.

Sok sikert kívánunk a hatékonyabb munkanapokhoz! 

Ha az otthonodban túl sok a zavaró tényező, és a következő szintre lépnél a munka és magánélet elválasztása terén is, akkor tölts nálunk egy munkanapot! A Szikra coworkinget a 21. századi munkavégzésre terveztük, annak minden emberi és technológiai igénye szerint.

Legutóbbiak

7+1 online csapatépítő ötlet remote munkavállalóknak

7+1 online csapatépítő ötlet remote munkavállalóknak

Távmunkában dolgozol, és szeretnéd tudni, hogyan építhetsz összetartóbb csapatot? Nem vagy egyedül! A remote munkavégzés, tagadhatatlan előnyei mellett, nem várt kihívásokat is magában rejt. Ilyen nehézség például, hogy a személyes irodai jelenlét hiánya miatt...

Izgalmas coworking trendek a nagyvilágban

Izgalmas coworking trendek a nagyvilágban

A technológiai fejlődésnek hála irodai munkát egy laptop és internet segítségével szinte bárhonnan tudunk végezni, azonban a megfelelő irodai infrastruktúráról csak kevesek tudnak lemondani. A Covid-19 felgyorsította a helyfüggetlen munkavégzés trendjét, amely a...

Miért éri meg freelancerként coworkingben dolgozni?

Miért éri meg freelancerként coworkingben dolgozni?

A szabadúszók egy része az alkalmazotti létet maga mögött hagyva dönt a vállalkozásindítás mellett. A hirtelen jött szabadság és az új típusú kötelezettségek pedig nem várt kihívásokat tartogatnak. Ha kíváncsi vagy, hogy hogyan segít ezek legyőzésében a coworking, és...

Miért fogja szeretni a csapatod, ha coworkingben dolgoztok?

Miért fogja szeretni a csapatod, ha coworkingben dolgoztok?

Egy kis létszámú, rugalmas munkavégzésben tevékenykedő csapat részére nem biztos, hogy megéri állandó irodát fenntartani. Hiszen egy iroda működtetése és karbantartása nagy kiadásokkal és sok vesződséggel, kockázattal járhat. Különösen igaz ez a mostanában...