8 óra munka, 8 óra pihenés, 8 óra szórakozás. Bár nekünk, magyaroknak először Nagy Feró és a Beatrice ugrik be ennek hallatán, valójában ez egy 19. század elején elterjedt szlogen, ami az addigi 10-16 órás munkanapoknak kívánt véget vetni. A technológiai fejlődés és a felgyorsult világ azonban újraírja az eddigi szabályokat, és ma már a 4-6 órás munkanap gondolata sem ördögtől való, különösen ha freelancerként vagy vállalkozóként dolgozunk. De hogyan végezhetjük el a feladatainkat kevesebb idő alatt? Íme 10 trükk, ami segít ebben!
1. Heti egyszer 1-2 óra tervezés, a hét legelején vagy legvégén.
Ne menjen el idő minden nap a tervezéssel! Heti egyszer – lehetőleg a hét legelején vagy a legvégén – foglalj le a naptárban 1-2 órát tervezésre, amikor átnézed a heti feladatokat és beütemezel mindent a következő hétre. A munkád jellegétől függően minden napra tervezz be 1-2 órát a hirtelen jött, sürgős feladatokra, telefonhívásokra, elintéznivalókra. Így az ad-hoc teedők nem borítják fel a napod.
2. Egyszerre egy feladat: a multitasking nem létezik!
Az elmúlt évtized kutatásai megcáfolták a multitasking mítoszát. A „multitasking” szó azt sugallja, hogy egyszerre két vagy több dolgot is el tudunk végezni, de a valóságban az agyunk egyszerre csak egy dolgot enged meg nekünk, és oda-vissza kell váltanunk.
Ez rendkívül kimerítő, így érdemes ezeknek a váltásoknak a számát csökkenteni, egyszerre egy dologra fókuszálni, és csoportosítani a hasonló feladatokat.
3. Napi 1 FONTOS feladat
Minden napra legyen 1 feladat, megbeszélés, bármilyen teendő, amit mindenképpen el szeretnél végezni. Erre a legalkalmasabb a délelőtt, így ha mégsem terv szerint alakulnak a dolgok, még ott a délután, hogy behozd a lemaradást.
4. A pomodoro technika
Egy az egyik legismertebb időmenedzsment technika. A módszer végtelenül egyszerű: eldöntöd, hogy min fogsz dolgozni, majd leülsz és 25 percet CSAK azzal foglalkozol, utána tartasz öt perc szünetet, aztán újra dolgozol 25 percet, és így tovább.
A trükk abban van, hogy a 25 perc alatt, SEMMI mást nem csinálsz, csak az adott dologgal foglalkozol. Ezt követi 5 perc szünet. Ez az időintervallum pont annyi, hogy be lehessen tartani, ne kalandozzon el a figyelmünk.
5. Teremtsd meg a hatékony munka feltételeit.
Zárd be a levelezésedet! Csak reggel és ebéd után nézd meg a levelezésedet. Ha folyamatosan ellenőrzöd, a világ összes ideje sem lesz elég a dolgaid elvégzésére.
Facebook. Nem kell törölni a profilodat, de ha úgy érzed, nehezen tudod kontrollálni a közösségi média iránti függőségedet akkor van segítség: például a Stayfocusd nevű app, ami a beállított időre szűkíti a zavaró weboldalakon töltött idődet, azaz ha 10 percet állítasz be, akkor visít, ha letelt az idő.
Kapcsolj ki/némíts le minden értesítést. Elképesztően hatékonytalanul lehet dolgozni, ha a különböző értesítések a gondolatmenetedbe „csipognak”. Kapcsold ki őket! Majd megnézed, ha végeztél a feladataiddal.
6. Vess véget az időrabló megbeszéléseknek!
Egyeztetésre, mások véleményének, javaslatainak meghallgatására óriási szükség van, különösen gyorsan változó, kiszámíthatatlan környezetben. De érdemes ezeket az egyeztetéseket is hatékonyabb mederbe terelni.
A hatékony megbeszélések 3 összetevője: pontos cél, a facilitálás és a nyomonkövetés.
Határozd meg előre, hogy mi a megbeszélés célja, ehhez készíts egy menetrendet is, hogy pontosan milyen kérdéseket kell megvitatni, és az egyes témákra mennyi időt szántok. Tartsd kordában a megbeszélést, legyen eleje és vége. Ne zárjatok le megbeszélést anélkül, hogy meghatároznátok a következő lépéseket, teendőket. Erről érdemes egy memót is készíteni, ami mindenki számára elérhető. A következő alkalommal érdemes ennek a memónak az áttekintésével kezdeni.
7. Atomszokások: kis változtatásokkal nagy változások az életünkben.
A hatékonyság egyik fontos kulcsa az automatizálás, a hasznos tevékenységek szokássá formálása. James Clear „Atomic Habits” című könyve egy praktikus és egyszerű eszközkészletet tartalmaz arra, hogyan lehet jó szokásokat meggyökereztetni az életünkben, hogyan lehet a kezdeti lelkesedést átmenteni, kitartani, sőt, a szokásokat egymásra építeni.
8. Ütemezz be szüneteket.
A teendők „darálása” közepette sokszor egyszerűen elfelejtünk pihenni, pedig nagyon is szüksége lenne rá a szervezetünknek. Érdemes 2 óránként 10 perc szünetet beiktatni.
Gyümölcsszünetek: Az evés köztudottan nyugtató hatású, de kevesen tudják, hogy a konyhai „szöszmötölés” is az. Vezess be gyümölcsszüneteket napközben, 1-2 alkalommal, amikor te készítesz el magadnak (mosod meg és vágod fel) egy adag gyümölcsöt. Az elkészítés nyugtató hatása mellett ez a kis nasi az egészséges táplálkozáshoz is hozzájárul.
9. Adj egy „Elvégezve” listát a teendők közé.
Sokat segíthet az elégedettség érzés elérésében és a feladatok lezárásában, ha van egy Elvégezve listád (füzetben, Trellóban vagy bármilyen feladatkezelő rendszerben). Ide teheted be azokat a dolgokat, amikkel már végeztél aznap. Így a nap végén átfuthatod ezt is, és láthatod, mennyire volt produktív a napod.
10. Zárd le a napodat.
A hatékony munkanap kipihenten, frissen kezdődik. Ennek előfeltétele, hogy az előző nap se legyen túlterhelve, nemcsak a testünk, de az agyunk is pihenjen.
A napi munka végeztével helyezkedj el kényelmesen egy széken vagy kanapén, vagy akár a buszon/metrón, amivel hazafelé tartasz. Csukd be a szemed, képzelj el egy billenőkapcsolót (bármilyet), vegyél egy nagy levegőt, majd lassan fúj ki és „kapcsold le” a napot. De a számítógép kikapcsolása, a laptop lezárása is hasonló rituálé lehet.
Egy igazán intenzív nap zárásaként nyugtasd magad gyertyafénnyel és illatokkal. Egy-két csepp levendula és pár mécses segít kikapcsolni, és előkészíteni egy pihentető alvást. De egy finom pohár bor vagy a zenehallgatás is hasonló eredményekre vezet.
Sok sikert kívánunk a hatékonyabb munkanapokhoz!
Ha az otthonodban túl sok a zavaró tényező, és a következő szintre lépnél a munka és magánélet elválasztása terén is, akkor tölts nálunk egy munkanapot! A Szikra coworkinget a 21. századi munkavégzésre terveztük, annak minden emberi és technológiai igénye szerint.
